In der Sendung vom 14. November 2011 haben wir darüber gesprochen, wie man sich am besten im Alltag organisiert, um nichts mehr zu vergessen und Stress abzubauen. Im Blog wollen wir einige dieser Tipps noch genauer ausführen. Den Anfang gemacht hat die Organisation von Kalendern und Terminen, jetzt kümmern wir uns um das Management von Aufgaben und effektives Lernen.

Die wichtigste Prämisse in der Prüfungsvorbereitung klingt zwar spießig, ist aber dafür unglaublich hilfreich: früh mit dem Lernen anfangen, sich Zeit dafür nehmen, und genau planen, wann ich was geschafft haben möchte. Das funktioniert am besten mit der Erstellung eines Lernplans.

Der Lernplan: Spießig aber sehr hilfreich

Dafür schaue ich mir zunächst genau an, was für Prüfungen ich schreibe, und welche Materialien ich dafür durcharbeiten muss (was ich darunter verstehe, steht weiter unten). Anschließend teile ich mir diesen Berg an zu bearbeitenden Materialien in kleine Häppchen auf, also etwa: pro „Vorbereitungssitzung“ ein Kapitel der Basisliteratur.

Anschließend schaue ich, wie viel Zeit mir bleibt bis zur Prüfung/den Prüfungen, und lasse mir ungefähr die letzte Woche davor frei, um dann Stoff noch einmal wiederholen zu können. Die restliche Zeit bis zur Prüfung suche ich mir möglichst viele Tage, an denen ich genug Zeit für ein bis drei „Vorbereitungssitzungen“ – verteilt auf die jeweiligen Fächer – habe. Diese Tage und Zeiträume plane ich dann konsequent durch, also etwa:

24.11.: Vorlesung Germanistik: Sitzung 3 durcharbeiten
24.11.: Kernphysik: Kapitel 4 durcharbeiten
25.11.: Vorlesung Germanistik: Sitzung 4 durcharbeiten
…
und so weiter!

Daraus entsteht eine schöne lange Liste mit vielen kleinen Einzeleinheiten, die aber jeweils in recht kurzer Zeit zu bearbeiten sind. Darüber nun nicht den Überblick zu verlieren ist auf verschiedene Weisen lösbar. Zum Beispiel schreiben es sich einige in ihren normalen Kalender, andere hängen sich eine große Liste an die Wand, auf der sie die einzelnen Punkte durchstreichen können. Ich dagegen nutze Werkzeuge im Internet für meine Aufgabenverwaltung – sehr praktisch auch für alle anderen Aufgaben, die im Alltag so anstehen.

Online-Tools zur Aufgabenverwaltung

Für die Verwaltung von Aufgaben im Netz gibt es eine ganze Reihe Möglichkeiten. Ich möchte an dieser Stelle drei Werkzeuge vorstellen, die jeweils ein bisschen anders sind.

Wunderlist

Meine Aufgabenorganisation in Wunderlist

Das Tool meiner Wahl bei der Verwaltung meiner Aufgaben heißt Wunderlist, ist komplett kostenlos, und wird von einem jungen, aufstrebenden Berliner Start-Up namens 6Wunderkinder entwickelt. In Wunderlist kann ich verschiedene Listen anlegen, so in meinem Fall zum Beispiel für Privates, Uni-Sachen und Dienstliches. Jede Aufgabe kann ich einer dieser Listen zuordnen, und dazu für jede Aufgabe ein Datum festlegen, bis wann ich sie bearbeiten will. Dabei ist es sinnvoll – ganz nach dem Getting-Things-Done-Prinzip – Aufgaben so kleinteilig wie möglich anzulegen, denn umso einfacher wird später die Bearbeitung einer einzelnen Aufgabe – denn das alles hat auch sehr viel mit Psychologie und Belohnung zu tun.

Das Tolle an Wunderlist ist: Das Programm gibt es für fast alle Plattformen. So kann ich meine Aufgaben etwa im Browser über Wunderlist.com verwalten, aber auch über die Apps für iPhone & iPad, Android, Windows und Mac, und sogar für Linux. So habe ich meine Aufgaben sowohl auf meinem Computer und aber auch auf meinem Smartphone – denn über die Server von Wunderlist halten sich alle meine Geräte ständig gegenseitig auf dem neuesten Stand.

Dazu bietet Wunderlist sogar noch die Möglichkeit, Aufgabenlisten mit anderen Wunderlist-Nutzern zu teilen. Das ist zum Beispiel bei der Arbeit an gemeinsamen Projekten sehr praktisch.

Remember The Milk

Alternative: Remember The Milk. Grafiken: Remember The Milk

Noch offener und plattformübergreifender ist Remember The Milk gestaltet. Auch hier gibt es Listen, jedoch dazu noch die Möglichkeit verschiedene Wichtigkeitsstufen für Aufgaben zu vergeben, und selbst der geplante Zeitaufwand kann eingetragen werden.

Ähnlich wie Wunderlist bietet Remember The Milk außerdem die Möglichkeit, die eigenen Aufgaben von verschiedenen Geräten aus zu verwalten. So gibt es einerseits die Web-App auf Rememberthemilk.com, aber auch Apps für iPhone (inklusive Siri!), iPad, Android und Blackberry. Zusätzlich können Aufgaben über Twitter und Outlook hinzugefügt werden, und verschiedene Dienste von Google können mit eingebunden werden. Außerdem bietet auch Remember The Milk die Option, Aufgabenlisten mit anderen zu teilen.

Wermutstropfen: Nicht alle Funktionen von Remember The Milk sind kostenlos. So ist gerade die Synchronisation zwischen verschiedenen Geräten in der freien Version stark eingeschränkt. Kostenpunkt: Ein Upgrade auf die Pro-Version kostet momentan knapp 19 Euro im Jahr.

Things

Passende Lösung für Apple-User: Things. Grafiken: Cultured Code

Zu guter Letzt noch eine ideale jedoch auch nicht ganz günstige Lösung für alle Nutzer von ausschließlich Apple-Produkten: Things. Diese App für Mac, iPhone und iPad bietet alle Möglichkeiten, die man sich in der Aufgabenverwaltung vorstellen kann, und dazu auch noch auf sehr schicke und angenehme Weise: Listen, Erinnerungen, wiederkehrende Aufgaben, Aufgabenbereiche, Schlagworte und die Synchronisation aller Aufgaben unter den verschiedenen Geräten.

Der Komfort hat jedoch auch seinen Preis: Die Mac-App kostet derzeit 39,99 Euro im Mac App Store, die iPhone- und iPad-App schlägt noch einmal mit 9,99 Euro zu Buche.

Die eigene Lernmethode

Nun bleibt am Ende noch die Frage: Was heißt eigentlich „Stoff durcharbeiten“? Um ungenau darauf zu antworten: Es kommt darauf an. Jeder muss dabei eigentlich seine eigene Methode finden. Hier mein Prinzip, mit dem ich bisher ganz gut gefahren bin:

Da ich zwei literaturgestützte Fächer studiere, muss ich in Vorbereitung auf Klausuren besonders viel lesen. Dazu zählen besonders Fachliteratur und Vorlesungsfolien, -skripte und -notizen. Um auf das Beispiel von oben („24.11.: Vorlesung Germanistik: Sitzung 3 durcharbeiten“) zurückzukommen: Bei mir heißt das, die Folien und Notizen zu dieser Sitzung systematisch zu filtern und dabei das herauszuziehen, was ich für relevant erachte. Das mache ich manchmal ganz simpel mit dem Textmarker, häufig schreibe ich mir aber direkt von den „Originaldokumenten“ alles wirklich Wichtige auf Karteikarten.

Karteikarten haben den Vorteil, dass man sowohl Text als auch selbst gezeichnete Grafiken und Schemata darauf bekommt. Dazu kann man sie einfach einstecken, und auch noch einmal unterwegs im Bus oder in der Bahn anschauen und davon lernen. Ich habe dazu die Angewohnheit, meine fertigen Lern-Karteikarten noch einmal mit dem Textmarker in der Hand durchzugehen, und auch so noch einmal wichtige Schlagwörter zu filtern.

Letztlich kommt es aber auf euch selbst an: Wie und mit welchem System könnt ihr am besten lernen? Wenn ihr das einmal herausgefunden habt, dann ist jede Prüfung am Ende doch auch immer nur noch eine Prüfung.

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Sendung mit dem Internet: Was ist denn die Grundidee hinter Getting Things Done?

Oliver Gassner: Die Idee dahinter ist zunächst einmal, seine eigenen Aufgaben stressfrei zu organisieren und natürlich auch durchzuführen. Prämisse Nummer eins: Möglichst wenig den Kopf benutzen. Das Gedächtnis sollte eben nicht gebraucht werden, um sich alle Aufgaben zu merken, sondern vielmehr eigene Listen, die ein System ergeben, die einen zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Aufgabe erinnern.

Wie kann ich mir das vorstellen? Wie sehen denn diese GTD-Listen aus?

Es funktioniert Pipeline-mäßig. Der zentrale Punkt, der notwendig ist: Erfassen. Empfiehlt mir jemand ein gutes Buch, fällt mir etwas spontan ein, muss ich etwas einkaufen – sofort erfassen. Dann geht es daran, diese gesammelten Daten auszuwerten. Diese Auswertung sollte spätestens innerhalb von 48 Stunden erfolgen, ein Tagesrhythmus ist natürlich besser. Und dann geht es an die Definition: Handelt es sich um einen Termin? Der gehört in den Terminkalender! Handelt es sich um eine Aufgabe? Wann will ich an sie erinnert werden? Bei Aufgaben, die nur zwei Minuten dauern, sollte man sofort handeln, bei längeren Aufgaben, gehören sie auf eine Liste – und dann mit einem konkreten Verb versehen wie “Werksatt anrufen” anstatt nur Werkstatt.

Das geht jetzt aber über die Organisation meines Rechners und meines Berufslebens hinaus.

Natürlich – wenn ich nur mein Berufsleben organisiere, das weiß man aber auch schon seit 30 Jahren, dann hat man irgendwann nur noch ein Berufsleben. Es handelt sich also wirklich um einen ganzheitlichen Ansatz, der Berufs- und Privatleben gleichermaßen berücksichtigen muss.

Woran scheitert dieses System? Gibt es bestimmte Schwierigkeiten, die häufig auftreten?

Nun ja – wenn man diese oben erläuterte “Next-Action”-Liste erstellt oder Aufgaben, die schnell gehen, alle zwei Minuten löst, dann arbeitet man schon effizienter. Leere ich aber beispielsweise meine Inbox zwei Tage nicht, ist sie sehr voll, meine Motivation, sie zu organisieren, ist sehr gering – ein Stapel sammelt sich an, das System droht zu zerbrechen. Das System erfordert also vor allen Dingen eins: Selbstdisziplin.

Die theoretischen Grundlagen sind jetzt soweit klar. Aber mal ganz praktisch: Wie starte ich denn GTD am besten?

Selbstmanagement-Systeme suggerieren häufig, man benötige noch Zusatz-Software: Task-Verwaltung, Kalender, etc. Allen selbst behauptet allerdings in einem Vortrag: Wer sich seine Aufgaben auf den Arm schreiben möchte, kann es auch dort tun. Grundsätzlich wichtig ist nur, dass man ein Umfeld hat, das ein Archiv erlaubt – also die Möglichkeit, Aufgaben schnell abzulegen. Ebenfalls wichtig: ein Kalender. Gleiches gilt für eine Listenverwaltungsprogramm. Allen sagt, Hauptsache ist, dass ich Spaß an meinen Tools oder Instrumenten habe.

Jetzt habe ich alle Geräte – wie erstelle ich denn jetzt eine Liste?

Genau so wie eine Einkaufsliste – ich schreibe keine Brötchen zu meiner HygieneartikelSeife, also schreibe ich auch keine beruflichen Dinge neben meine privaten Aufgaben. So kann man nicht von Aufgaben abgelenkt werden, die nicht unmittelbar mit meinem Tätigkeitsfeld zu tun haben.

Die Listen stehen – wie halte ich das System des effektiven Selbstmanagements am Leben?

Da gibt es zwei ganz zentrale Regeln: Erstens muss die Inbox, also der Aufgabeneingang, immer leer gemacht werden. So können sich keine Aufgaben ansammeln. Zweitens muss ich die Listen immer durchsehen. Auch zum Beispiel die “SundaySomeday-Maybe”-Liste. Dies ist eine Liste, in der man sich Ziele notiert, die man irgendwann anpeilt, etwa “Chinesisch lernen”. Das Erfolgsgeheimnis ist eigentlich das Gefühl, wenn es funktioniert. Wenn das System erstmal läuft, macht es soviel Spaß und man so effektiv, dass es sich von selbst am Laufen hält.

Wo vertiefe ich denn jetzt die Informationen am besten?

Am besten ist, man liest das Buch. Außerdem sollte man gleich mit Kleinigkeiten anfangen und nicht Zeit und Motivation bei der Suche nach dem perfekten Programm verlieren. Das ist die Hauptsache – die Motivation kommt mit dem Anfangserfolg.

Das Buch Wie ich Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag von David Allen (aus dem Englischen von Helmut Reuter) hat 315 Seiten, ist im Piper Verlag erschienen und hier zu kaufen. Das Interview zum Nachhören finden Sie in diesem Eintrag.

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Hier gibt’s alle Links und Infos zur Sendung zum Nachklicken und zum Nachhören:

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Der Tipp ist diesmal die Webseite www.1null.de.

3. Wie steige ich eigentlich aus sozialen Netzwerken aus?
Eine Webseite, die da hilft: suicidemachine.org/

4. Getting things done – wie das Netz dabei helfen kann
Social-Media-Experte Oliver Gassner hat ein Blog, ist bei Xing und Twitter. In seinem Blog schreibt er über GTD in dieser Kategorie. Einen Lese-Erinnerer hat er hier geschrieben.

5. 360-Grad-Panorama-Foto
Ronny Hendrichs zeigt uns, was draus geworden ist. Wir drücken den Startknopf für das 360-Grad-Studiopanorama – nebenbei ist noch dieses Bild entstanden:

Das Studiopanorama hat es auch zur Auszeichnung “Klickbefehl der Woche” geschafft.

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