Wie schön wäre es doch: Kein Papier mehr, das auf dem Schreibtisch herumfliegt, keine endlosen Ordnerreihen in den Regalen mehr – dafür eine automatisch sortierte Online-Datenbank für alle wichtigen Dokumente. Diese Vision wollen verschiedene Dienste umsetzen – einer davon ist das Münsteraner Startup fileee. Johannes Mauerer ist Mitgründer des jungen Unternehmens. Am 1. März 2013 konnte Henning Bulka mit ihm für die Sendung mit dem Internet am 11. März über das Projekt „papierloses Büro“ sprechen.
Henning Bulka: Was für eine Vision steckt hinter fileee?
Johannes Mauerer: Die Vision hat damit begonnen, dass die Smartphones aufgekommen sind und es immer leichter wird, gute Fotos zu schießen. Wir haben uns gedacht, dass es Zeit wird, das papierlose Büro ein bisschen mehr zur Realität werden zu lassen. Auch mit dem Handy kann man ganz einfach ein Foto von einem Dokument machen. Wir haben uns gedacht: Ist es eigentlich möglich, dass wir so immer und überall unsere Dokumente scannen können und nach und nach vom Papier, also vom Schreibtisch den ganzen Papierkram in die Cloud, beziehungsweise in unseren Computer bringen und dann die Vorteile des digitalen Verwaltens nutzen können?
Wie funktioniert das genau?
Mittlerweile haben wir Dokumente überall: Wir haben sie in unserem Mail-Account, wir haben sie vielleicht zugesendet bekommen mit der Post, wir bekommen sie zugefaxt – es gibt unzählige Möglichkeiten wie Dokumente zu uns kommen. Wir sorgen dafür, dass alle Dokumente an einem Ort archiviert werden können – sei es jetzt per Mail, dass die Mail weitergeleitet wird, sei es, dass die Dokumente aus der Dropbox automatisch importiert werden, oder dass man sie einfach scannt mit einem eigenen Scanner oder eben mit dem Handy. Die Dokumente sind dann online gespeichert und man kann sie vom PC oder auch über das Handy abrufen und hat sie somit auch immer dabei.
Das Besondere an fileee ist ja das System, das da im Hintergrund arbeitet, das ihr entwickelt hat. Damit werden die Dokumente verwaltet. Wie funktioniert das?
Also, in Wirklichkeit wollen wir ja alle gar nicht mit Dokumenten arbeiten und das Verwalten macht glaube ich niemandem so wirklich Spaß. Deswegen haben wir einen intelligenten Algorithmus entwickelt, der zur Hand geht und eine Art persönlichen Assistent bereitstellt. Das heißt, die Dokumente werden nicht nur archiviert, sondern sie werden auch automatisch klassifiziert. Das kann man sich so vorstellen, dass einfach erkannt wird, um was für einen Typ von Dokument es sich handelt und dann die relevanten Funktionen herausgeholt werden. Wenn wir jetzt beispielsweise von einer Rechnung reden, dann ist das etwa der Rechnungsbetrag, das Datum und die Firma von der die Rechnung kommt. Oder bei einem Vertrag die Vertragslaufzeit, sodass direkt eine Erinnerung auf die Kündigungsfrist gesetzt wird.
Das heißt, wir haben zusätzlich zu dem ganzen Archivieren einen persönlichen Assistenten. Der hilft dabei, dass man so wenige Schritte wie möglich manuell machen muss; wenn man ein Dokument braucht, dieses sofort zur Verfügung hat; und dass man Aktionen im Dokument an einer Stelle ohne großen Aufwand machen kann.
fileee will die eigene Ablage papierlos machen – ein ambitioniertes Projekt.
Das klingt alles ziemlich toll, aber so ganz einfach ist es wahrscheinlich nicht umzusetzen. Ich habe das System ja auch selbst einmal ausprobiert, und: So ganz funktioniert das manchmal dann auch nicht, weil jede Rechnung ja zum Beispiel auch anders aussieht. Was sind das so für Probleme auf die ihr dabei stoßt?
Also, wir sind natürlich mit der Vision reingegangen und haben gehofft, das in kürzester Zeit perfekt machen zu können, aber so einfach ist es natürlich nicht ganz. Wie Du schon gesagt hast: Jedes Dokument ist anders und auch wenn man es dann scannt, sind die Scans immer ein wenig anders beschaffen. Dieser Algorithmus lernt aber mit der Zeit. Man muss erstmal auf ein Level kommen, das es jedem auch Spaß macht, das System zu verwenden, und von da an wird das System mit jeder Verwendung ein bisschen intelligenter und kann mehr zur Hand gehen.
Aber, da gab es unzählige Probleme – von der Qualität der Fotos bis hin zur Texterkennung oder auch den unterschiedlichen Postleitzahlen: In Deutschland und in Österreich ist eine Postleitzahl jeweils unterschiedlich beschaffen und das müssen wir erkennen können. Es ist fast gar nicht in Worte zu fassen, was für unterschiedlichste Probleme es da gab. Aber, es ist ein riesiges Thema und deswegen wurde so etwas bislang wahrscheinlich auch noch nicht wirklich realisiert für Privatpersonen, sondern nur für Firmen. Das sind unglaublich komplexe Systeme, die dann dahinter liegen.
Nun ist ja gerade für Privatleute die Motivation, die eigene Ablage papierlos zu machen, häufig mit der Steuererklärung verbunden. In Deutschland haben wir aber das blöde Problem, dass – so schön auch eine digitale Dokumentenverwaltung ist –, man am Ende doch alles zehn Jahre lang aufheben muss für das Finanzamt. Für ein System wie eures ist das ja erst einmal eine ziemliche Beschränkung für den deutschen Markt. Wie wollt ihr das angehen?
Das ist natürlich sehr schade. Uns ist natürlich bewusst, dass man alle Dokumente nach wie vor noch vorliegen haben muss. Bei Kassenzetteln ist das ein bisschen anders: Da die schnell verblassen, sind auch digitale Kopien gültig in den meisten Fällen. Aber sicher ist sicher und man bewahrt dann alle Dokumente trotzdem auf – und nur weil sie online sind, will man sie nicht wegschmeißen. Das ist aber nicht wirklich ein Problem, denn schlussendlich ist es so, dass man die Dokumente als Papierform wirklich nur noch ganz selten braucht. Und wenn man sie wirklich braucht, kann man sie auch ungeordnet haben.
Es ist Montag und statt euch zu Beginn der neuen Woche in den Alltag zu schicken kommen wir euch mit den Monatgsmalern um die Ecke. Denn darum geht es bei der App Draw Something, die wir euch als perfekte Ablenkung vom Bürojob, vom neuen Uni-Semester oder als Begleiter in den Osterferien empfehlen möchten.
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