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Das Internet bietet fantastische Möglichkeiten – facebook, Twitter, Chats, Wissen, Nachrichten, Mails, Tabellenkalkulation, Information, Textverarbeitung, Präsentationserstellung … Das alles gleichzeitig zu lösen ist sehr schwer. Viele Nutzer wirken überfordert, arbeiten ineffektiv und lassen sich sehr schnell ablenken. Dieses Problem zu lösen, hat sich David Allen zur Aufgabe gemacht. Mit seiner Selbstmanagement-Methode Getting Things Done (GTD) verspricht er ein effektiveres und erfolgreicheres Abarbeiten von Aufgaben. Sowohl privat als auch beruflich. Der anerkannte Social-Media-Experte Oliver Gassner hat in der Sendung mit dem Internet in einem Interview erklärt, wie GTD zu verstehen und am besten anzuwenden ist.

Sendung mit dem Internet: Was ist denn die Grundidee hinter Getting Things Done?

Oliver Gassner: Die Idee dahinter ist zunächst einmal, seine eigenen Aufgaben stressfrei zu organisieren und natürlich auch durchzuführen. Prämisse Nummer eins: Möglichst wenig den Kopf benutzen. Das Gedächtnis sollte eben nicht gebraucht werden, um sich alle Aufgaben zu merken, sondern vielmehr eigene Listen, die ein System ergeben, die einen zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Aufgabe erinnern.

Wie kann ich mir das vorstellen? Wie sehen denn diese GTD-Listen aus?

Es funktioniert Pipeline-mäßig. Der zentrale Punkt, der notwendig ist: Erfassen. Empfiehlt mir jemand ein gutes Buch, fällt mir etwas spontan ein, muss ich etwas einkaufen – sofort erfassen. Dann geht es daran, diese gesammelten Daten auszuwerten. Diese Auswertung sollte spätestens innerhalb von 48 Stunden erfolgen, ein Tagesrhythmus ist natürlich besser. Und dann geht es an die Definition: Handelt es sich um einen Termin? Der gehört in den Terminkalender! Handelt es sich um eine Aufgabe? Wann will ich an sie erinnert werden? Bei Aufgaben, die nur zwei Minuten dauern, sollte man sofort handeln, bei längeren Aufgaben, gehören sie auf eine Liste – und dann mit einem konkreten Verb versehen wie “Werksatt anrufen” anstatt nur Werkstatt.

Das geht jetzt aber über die Organisation meines Rechners und meines Berufslebens hinaus.

Natürlich – wenn ich nur mein Berufsleben organisiere, das weiß man aber auch schon seit 30 Jahren, dann hat man irgendwann nur noch ein Berufsleben. Es handelt sich also wirklich um einen ganzheitlichen Ansatz, der Berufs- und Privatleben gleichermaßen berücksichtigen muss.

Woran scheitert dieses System? Gibt es bestimmte Schwierigkeiten, die häufig auftreten?

Nun ja – wenn man diese oben erläuterte “Next-Action”-Liste erstellt oder Aufgaben, die schnell gehen, alle zwei Minuten löst, dann arbeitet man schon effizienter. Leere ich aber beispielsweise meine Inbox zwei Tage nicht, ist sie sehr voll, meine Motivation, sie zu organisieren, ist sehr gering – ein Stapel sammelt sich an, das System droht zu zerbrechen. Das System erfordert also vor allen Dingen eins: Selbstdisziplin.

Die theoretischen Grundlagen sind jetzt soweit klar. Aber mal ganz praktisch: Wie starte ich denn GTD am besten?

Selbstmanagement-Systeme suggerieren häufig, man benötige noch Zusatz-Software: Task-Verwaltung, Kalender, etc. Allen selbst behauptet allerdings in einem Vortrag: Wer sich seine Aufgaben auf den Arm schreiben möchte, kann es auch dort tun. Grundsätzlich wichtig ist nur, dass man ein Umfeld hat, das ein Archiv erlaubt – also die Möglichkeit, Aufgaben schnell abzulegen. Ebenfalls wichtig: ein Kalender. Gleiches gilt für eine Listenverwaltungsprogramm. Allen sagt, Hauptsache ist, dass ich Spaß an meinen Tools oder Instrumenten habe.

Jetzt habe ich alle Geräte – wie erstelle ich denn jetzt eine Liste?

Genau so wie eine Einkaufsliste – ich schreibe keine Brötchen zu meiner HygieneartikelSeife, also schreibe ich auch keine beruflichen Dinge neben meine privaten Aufgaben. So kann man nicht von Aufgaben abgelenkt werden, die nicht unmittelbar mit meinem Tätigkeitsfeld zu tun haben.

Die Listen stehen – wie halte ich das System des effektiven Selbstmanagements am Leben?

Da gibt es zwei ganz zentrale Regeln: Erstens muss die Inbox, also der Aufgabeneingang, immer leer gemacht werden. So können sich keine Aufgaben ansammeln. Zweitens muss ich die Listen immer durchsehen. Auch zum Beispiel die “SundaySomeday-Maybe”-Liste. Dies ist eine Liste, in der man sich Ziele notiert, die man irgendwann anpeilt, etwa “Chinesisch lernen”. Das Erfolgsgeheimnis ist eigentlich das Gefühl, wenn es funktioniert. Wenn das System erstmal läuft, macht es soviel Spaß und man so effektiv, dass es sich von selbst am Laufen hält.

Wo vertiefe ich denn jetzt die Informationen am besten?

Am besten ist, man liest das Buch. Außerdem sollte man gleich mit Kleinigkeiten anfangen und nicht Zeit und Motivation bei der Suche nach dem perfekten Programm verlieren. Das ist die Hauptsache – die Motivation kommt mit dem Anfangserfolg.

Das Buch Wie ich Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag von David Allen (aus dem Englischen von Helmut Reuter) hat 315 Seiten, ist im Piper Verlag erschienen und hier zu kaufen. Das Interview zum Nachhören finden Sie in diesem Eintrag.